Noul coleg vine luni, dar contractul și accesul la instrumentele de lucru nu se rezolvă în dimineața primei zile. În România, contractul individual de muncă trebuie încheiat și transmis în REGES-ONLINE cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Iată ce are de pregătit firma, de la documente și medicina muncii până la un program de integrare care nu-l lasă pe noul angajat să-și petreacă prima zi așteptând parole.
Contractul și REGES-ONLINE se rezolvă înainte de prima zi
Prima verificare nu ține de laptop sau de ecuson, ci de documentele de angajare. Contractul individual de muncă se încheie în scris, în limba română, și trebuie să ajungă la salariat înainte de începerea activității. Angajatorul trebuie să îi înmâneze un exemplar.
Contractul trebuie înregistrat și transmis în REGES-ONLINE cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Termenul se referă la ziua anterioară, nu doar la o zi lucrătoare anterioară, potrivit informațiilor publicate de Inspecția Muncii. Dacă noul coleg începe luni, firma nu ar trebui să lase transmiterea pentru luni dimineață.
Înainte de semnare, verificați ca documentul să reflecte înțelegerea dintre firmă și viitorul angajat: funcția, atribuțiile, salariul, programul și locul muncii, între altele. O eroare de dată sau o descriere vagă a postului poate părea un detaliu în ziua recrutării, dar devine o problemă când apar neînțelegeri despre program ori responsabilități.
În firmele mici, documentele sunt uneori împărțite între administrator, contabil și prestatorul care se ocupă de resurse umane. Tocmai de aceea, cineva trebuie să confirme explicit că înregistrarea a fost făcută și că salariatul primește contractul. Faptul că există un contabil sau un serviciu externalizat nu înseamnă că angajatorul poate presupune că fiecare etapă s-a încheiat fără verificare.
Medicina muncii și instruirea nu se lasă pentru mai târziu
Înainte de angajare, persoana trebuie să aibă un certificat medical care constată că este aptă pentru munca respectivă, conform informațiilor publicate de Inspecția Muncii. Firma trebuie să includă această verificare în calendarul de recrutare, nu să o descopere în dimineața în care noul coleg a ajuns deja la sediu.
Separat, pregătiți instruirea privind securitatea și sănătatea în muncă și informațiile relevante pentru locul concret de lucru. O persoană care lucrează la birou, un angajat dintr-un depozit și un coleg care folosește utilaje nu au aceleași riscuri și nu au nevoie de aceleași explicații practice. Cerințele exacte depind de activitate și de locul de muncă, așa că firma ar trebui să le stabilească împreună cu responsabilul sau serviciul competent.
Nu tratați instruirea ca pe o semnătură bifată în grabă. Angajatul trebuie să știe ce are de făcut în caz de incident, cui raportează o problemă și ce reguli se aplică în spațiul în care lucrează. Într-un magazin, de pildă, explicațiile despre manipularea mărfii și accesul în spațiile de depozitare sunt mai utile decât o prezentare generică despre companie.
Ce trebuie să găsească pregătit la birou sau acasă
Un nou coleg poate avea contractul semnat și totuși să piardă primele ore fără să poată lucra. Laptopul nu e configurat, contul de e-mail nu există, iar singura persoană care știe parola este într-o ședință. Se întâmplă mai des decât pare, mai ales când firma angajează repede și fiecare echipament este pregătit abia după ce a fost acceptată oferta.
Cu câteva zile înainte, stabiliți cine pregătește instrumentele de lucru și cine îl întâmpină. Pentru un post de birou, verificați echipamentul, accesul la e-mail și aplicațiile folosite zilnic. Pentru munca la distanță, confirmați din timp cum ajunge echipamentul la angajat, ce canale de comunicare folosește echipa și unde cere ajutor când nu se poate conecta.
Nu creați accesuri mai largi decât cere postul. Colegul are nevoie de instrumentele și informațiile necesare muncii sale, nu automat de toate folderele sau conturile firmei. Cine aprobă accesul și cine îl retrage la plecarea unui angajat ar trebui să fie clar, chiar și într-o echipă de cinci oameni în care toată lumea face câte puțin din toate.
Pregătiți și partea mai puțin tehnică: locul de lucru, programul primei zile, persoana care îi prezintă echipa și câteva repere despre clienți, produse sau procese. O agendă scurtă e suficientă. Nu e nevoie de o prezentare de o oră despre istoria firmei, dar e util ca omul să știe cui îi cere aprobarea unei cheltuieli și pe cine anunță dacă apare o urgență.
Un plan simplu pentru prima zi, nu un tur al tuturor procedurilor
Prima zi ar trebui să răspundă la întrebări de bază: ce se așteaptă de la noul coleg, cine îl ajută și ce poate face fără să ceară permisiune pentru fiecare pas. Managerul direct poate începe cu obiectivele primei săptămâni și cu o sarcină clară, suficient de mică încât să fie dusă la capăt. Apoi, un coleg desemnat poate arăta procesele pe care echipa le folosește efectiv.
La multe firme mici, onboardingul, adică perioada de integrare a noului angajat, se reduce la o cafea și un mesaj de tipul „întreabă dacă ai nevoie”. Intenția e bună, dar îl pune pe omul nou să ghicească ce nu știe încă. Mai util este să îi arătați un exemplu de ofertă, un flux de aprobare sau felul în care echipa consemnează cererile clienților, fără să-i turnați toate procedurile în prima dimineață.
Ce ne spun antreprenorii cu care vorbim se vede adesea în lucrurile mărunte: începutul unui contract e bine organizat, dar cineva uită să anunțe echipa sau să deblocheze accesul la instrumentele folosite zilnic. Un responsabil unic pentru prima zi și o verificare scurtă la finalul săptămânii pot preveni confuzii care, altfel, ajung să pară probleme de performanță.
Dacă postul presupune acces la date despre clienți, prețuri, furnizori ori documente interne, explicați și regulile de confidențialitate și folosire a informațiilor. Nu presupuneți că noul coleg cunoaște sistemele firmei sau că regulile nescrise sunt evidente. O explicație concretă despre ce poate trimite mai departe și cui valorează mai mult decât un dosar de proceduri pe care nimeni nu-l deschide.
Întrebări frecvente
Când trebuie transmis contractul în REGES-ONLINE?
Cel târziu în ziua anterioară începerii activității, inclusiv când acea zi nu este lucrătoare, potrivit informațiilor publicate de Inspecția Muncii.
Poate începe noul angajat înainte să primească un exemplar al contractului?
Angajatorul trebuie să înmâneze salariatului un exemplar înainte de începerea activității. Pentru situația concretă, verificați documentele și pașii cu responsabilul de resurse umane sau cu un avocat de dreptul muncii.
Ce se întâmplă dacă primul angajat al firmei abia acum începe?
Angajatorul trebuie să aibă registrul completat și transmis cel târziu în ziua anterioară începerii activității primului salariat, conform informațiilor Inspecției Muncii.
Prima zi spune multe despre felul în care lucrează o firmă: nu prin cât de frumos își prezintă valorile, ci prin cât de repede îi poate oferi unui om informațiile, instrumentele și sprijinul de care are nevoie ca să înceapă.
Acest articol are rol informativ și nu înlocuiește consultanța juridică sau de resurse umane. Pentru situația concretă a firmei, verificați cerințele cu un specialist în resurse umane, un avocat de dreptul muncii sau Inspecția Muncii.
